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社会保険労務士 笠置進一事務所

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第4回 マイナンバー 最低限の対応マニュアル

マイナンバー 最低限の対応マニュアル
~最低限これだけはご対応ください~

少し更新が遅くなりましたが、今回のテーマはマイナンバー制度についてです。

正直なところ、弊所のクライアント様のみならず、沢山の方々からお問い合わせを頂いていた内容なのですが、実は弊所としては『そんなに過剰に反応しなくても良い』考えております。

勿論、保険会社や金融機関など『お客様にお金を支払う』ことがある会社様につきましてはこの限りではありませんが、それ以外の会社様であれば、世間が盛り上がっているように過剰に反応して、多額の経費を掛けて対策を立てるなどの必要は無いというのが弊所の考えです。

従いまして、これまでマイナンバーの話はほとんどしてこなかった弊所ですが、いよいよ10月に入りましたので、具体的な取り組みを始めて頂く時期であろうと考え、❝最低限これだけはマニュアル❞を記したいと思います。

あまり難しく考えず、以下の①から③までの3点をご用意頂ければ充分です。

皆さまのご参考になれれば幸いです。

マイナンバー対策① 就業規則の対応

就業規則に「提出義務」「利用目的」「漏洩時罰則」を規定すればOK!!

本論に入りますが、対策の第一歩は就業規則対応になります。実は実務的にはこの①がマイナンバー対策のほとんどを占めていると言っても過言ではありません。(従業員数が多い会社様は②、③も重要ですし大変ですが…)

就業規則に以下4点を規定して頂く必要があります。

  1. 社員様からマイナンバーを提出して頂くよう規定する
  2. 提出は法令で定められた義務であることを明示する
  3. マイナンバーの利用目的を記載する
  4. 担当社員が漏洩させた場合の懲戒規定を設ける

以上です。ただし、規模のある会社様の場合は取扱い部署の特定もされた方が良いと思います。

 

1点目についてですが、おそらく多くの企業様の就業規則において、『入社時に以下の書類を提出することとする』という規定があるものと存じます。その中に

  • 通知カード、または個人番号カード

を追加して頂ければと存じます。

ちなみに通知カードと個人番号カードとは

通知カード⇒平成27年10月から順次、個人に送付されてくる『番号を伝える為のカード』

個人番号カード⇒平成28年1月以降、本人が市区町村で申し込みをして作成され、身分証明書として使用することも出来るICチップ入りのカード

のことを言います。

 

また、近いところに

『なお、社会保障や税の定められた書類に個人番号を記載することは法令で定められた義務である為、社員は提示及び利用を拒むことは出来ない。』

という但し書きを付け加えて下さい。

以上で上記4点のうち、2点が完了です。

 

次に3点目ですが、『マイナンバーの利用目的』と題した上で、

マイナンバーは以下の目的の為に利用する。

(1)給与所得等の源泉徴収事務

(2)健康保険・厚生年金保険の届出、申請事務

(3)雇用保険の届出、申請事務

(4)雇用関連の助成金申請事務

(5)その他、法令の定めによって会社が使用を必要とする時

という規定を追加してください。

マイナンバーは利用目的を出来るだけ特定するよう番号法及びガイドラインによって求められていますが、今後利用対象が増えることが想定されることから、(5)のように括ってしまう規定を含めることを弊所ではお勧めしています。(ただし、利用時には実際に対象者様に利用目的を告げるようお願いしております。)

 

最後に4点目ですが、マイナンバー制度は情報漏えいをした者に対して罰則が設けられている法律ですので、会社としてもそのような事故を生じさせた従業員に対して、懲戒対象とすることを追加して頂ければと存じます。

懲戒事由の中に

個人情報(特定個人情報を含む)を漏洩させたとき

という項目を含めて頂ければ完了です。

以上が簡単な就業規則上のご対応になります。

マイナンバー対策② 収集方法の策定

どのように番号を集めるか?を決めておく

次にお考え頂く必要があることは『どのように番号を収集するのか?』ということです。番号法及びガイドラインでは番号の収集の際、本人確認をするよう求められています。雇用している場合の本人確認は省略が認められていますが、基本的に以下の点にご留意頂きながら、マイナンバーの収集方法をお考え下さい。

  1. 本人が通知カードないし個人番号カードを持っていることを確認する
  2. 通知カードないし個人番号カードの内容が社内登録と一致していることを確認する

上記2点に気を付けて頂ければ、収集方法は「提示」「郵送」「メール」「システム」のいずれでも結構です。なお、「提示」の際はコピーではなく現物の確認をする必要があるとされていますので、ご注意下さい。

マイナンバー対策③ 保管方法の策定

どのように番号を保管するのか?を決めておく

最後に収集したマイナンバーをどのように保管しておくのか?ということです。

保管については世の中の風潮は『罰則があるから厳重にしなくては。』ということで高額なシステムを導入なさる企業様が多いのですが、弊所としてはこれまでの個人情報と同様の取扱いをして頂ければ充分であると考えております。

理由につきましては、ここではあえて割愛させて頂きますので、お知りになりたい方はご連絡頂ければ幸いです。

まとめ

罰則を怖がって不必要に過敏になる必要はない!!

以上が弊所が考える『最低限これだけは対応しましょう!!』という内容になります。企業規模が大きい会社様やお客様に金銭を支払う可能性がある会社様はこれだけでは対応しきれない場合もありますが、いずれにしてもこの内容がベースになることは間違いありません。

本稿がご対応の一助になれれば幸いです。

ご不明な点がございましたら、いつでも弊所にご連絡頂ければ幸いです。よろしくお願い致します。

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